Cómo utilizar un sistema de control interno de una empresa.

Implantar un sistema de control interno es un proceso que puede parecer complejo aunque en la realidad es probable que ya tengas los elementos que necesitas para ponerlo en marcha. Por lo menos, casi todos. Es probable que en el lado humano falte tomar conciencia de la relevancia que ello supone y como va a afectar a la cultura de la empresa.

El objetivo es implantar un sistema que te dé el control de la información y que puedas mejorar los resultados tomando mejores decisiones basadas en datos fiables.

A continuación repasamos los pasos más elementales del proceso:

  1. Análisis de situación y procesos:

Un sistema de control se basa en la capacidad de medir los procesos que dan vida a tu empresa. Esta auditoría de procesos inicial te obliga a repasar con detalle cómo compones tu producto, quien interviene en cada etapa del proceso y te dará ideas de como puedes medir cada etapa.

Cada proceso debe recogerse en un diagrama de flujo en el que puedas plantear modificaciones más adelante para entender las implicaciones.

El resultado de esta etapa será un punto de partida donde identificarás las áreas de mejora y definirás la lista de acciones a llevar a cabo.

  • Analizar la información económica:

La contabilidad es una fuente muy valiosa de información y debe ser la herramienta que te permita medir la evolución y el grado de éxito de la implantación del sistema de control de gestión interno.

Hay distintas maneras de llevar la contabilidad de una empresa. A la hora de implantar un sistema de control eficiente vas a necesitar implantar una contabilidad analítica ya que los costes que soporta tu empresa se originan de distintas maneras que debes poder analizar por separado. Estos costes afectan a tus productos, pueden limitar como prestas el servicio y por tanto la empresa debe poder monitorizar cada departamento o centro de coste por separado para medir la eficiencia de las operaciones de cada uno.

  • Definición de objetivos:

Una vez se identifican los procesos internos y tenemos una imagen actualizada de la situación financiera y administrativa de la empresa, podemos definir los objetivos que queremos conseguir junto con los plazos de nuestra estrategia.

Hoy en día, la consecución de los objetivos que persiguen las empresas están directamente ligados a su capacidad de medirlos. El término data-centric está en el núcleo de todos los procesos de transformación digital justamente porque representa la importancia que tienen los datos a la hora de medir la situación de la empresa y generar valor desde dentro sin consumir recursos adicionales.

Por lo tanto, tus objetivos deben apoyarse en un buen sistema de control interno basado en indicadores (KPI) que vengan a representar cada proceso clave de tu negocio.

  • Monitorización:

La actividad diaria de la empresa seguirá generando unos datos que van a dar forma a los indicadores que has definido. Estas estadísticas representan la ejecución de tu estrategia y te ayudan como director a implementar controles en los procesos de negocio.

Esta acción de monitorización es en la práctica la puesta en marcha del sistema de control interno que has definido en los pasos anteriores. Teniendo acceso a los datos que controlan cada proceso, puedes mejorar la gestión de riesgos y medir el efecto de las medidas adoptadas.

  • Aplicar medidas correctoras:

Una vez tienes los indicadores disponibles diariamente, adquieres la capacidad de sacar conclusiones con mayor agilidad. El efecto inmediato de tomar esta posición es el de verte en la posición de tomar decisiones con autonomía, sin depender de los informes que puedan preparar terceros y pudiendo observas el resultado de tus decisiones en los propios indicadores que te han servido como guía.

  • Conclusión.

Como en casi todos los ámbitos de la gestión empresarial, un sistema de control interno requiere de una dedicación constante y se convierte en un ciclo mensual recurrente. Hay que darle tiempo a los indicadores para que representen el efecto de las decisiones que vas tomando aunque sin perderlos de vista para plantear correcciones en el acto si observamos que nos desviamos de nuestro objetivo.

Con todo, estás trabajando con los datos a tiempo real y el margen de error humano se reduce considerablemente al haber automatizado la generación de los indicadores y tener un acceso directo a los datos.

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