Cómo controlar mi negocio para una mayor eficiencia.

Todas las empresas necesitan entender y controlar la información que compone su actividad para poder tomar decisiones que les permitan ser más eficientes y mejorar su rentabilidad.

Gestionar los recursos de la empresa pensando en mejorar la eficiencia y optimizar los recursos disponibles es el principal reto que enfrentarás en el camino hacia tu potencial. Ciertamente, no es lo mismo gestionar una empresa que vende productos o servicios. Dicho esto, en cualquier caso todas las empresas tienen que entender sus costes directos y sus costes fijos para poder medirlos y controlarlos. Por tanto, el procedimiento que proponemos servirá como metodología para que cualquier idea de negocio emprenda el camino hacia la rentabilidad a través de la eficiencia.

Las etapas de debes seguir en el proceso son las siguientes:

  1. Analiza de la situación actual

Controlar tu negocio te obliga a identificar los aspectos donde quieres mejorar la gestión. En este paso, necesitas ser exigente con la calidad de la información y comprender quien la maneja para conseguir una visión neutra de la situación. Cómo mínimo necesitas tener datos fiables de cada producto vendido y su estructura de costes.

  • Diseña tu estrategia

Nadie mejor que tu conoce el potencial de tu idea de negocio o las bondades de tu producto. Sobre estas ventajas competitivas planifica tus objetivos. Un buen objetivo debe ser exigente para la empresa como organización y demandar lo mejor de las personas que la componen.

Para administrar con éxito los recursos de tu empresa necesitas información. Fijar unos objetivos de ventas requiere un plan de negocio que de la cobertura adecuada al volumen esperado de ingresos. Seleccionar las personas que harán esa realidad tangible, su nivel de compromiso y su coste van a condicionar tu nivel de éxito.

  • Planifica la agenda de actividades

En la práctica, este es la etapa más complicada para muchas empresas. Analizar donde estamos o pensar donde queremos ir es relativamente fácil comparado con el reto que supone dedicarle un tiempo de calidad a dibujar como vas a ejecutar la estrategia y, por tanto, en qué medida vas a conseguir tus objetivos.

Conseguir un objetivo de facturación puede ser un reto exigente. Más exigente va a ser conseguir que esa facturación sea rentable y te permita continuar con la ejecución de tu estrategia a largo plazo. Es necesario controlar tus inventarios y anticipar contingencias para evitar interrumpir el suministro del recurso que te permite seguir facturando. Solo un buen sistema de control de gestión puede asegurarte la rentabilidad que necesitas para mantener la estrategia en curso. Planifica también las herramientas que vas a necesitar para controlar que todo avanza como crees.

  • Implementa a corto plazo pensando en la estrategia

Ejecutar una estrategia requiere confiar en el trabajo diario. Si día a día consigues los pequeños objetivos que has diseñado en la planificación, cuando levantes la mirada estarás en el camino de la estrategia y cada vez más cerca de tus objetivos.

La experiencia dice que muchos proyectos se pierden justamente en esta etapa. Si el día a día te consume y no eres consciente de que el resultado de cada jornada no está alineado con la estrategia que has diseñado, cuando te pares a comprobar donde estás verás que no es lo que tenías en mente.

En términos de empresa, puedes estar consiguiendo el nivel de ventas que quieres pero sacrificando la salud financiera de tu empresa por no controlar correctamente la gestión de la tesorería. Ser eficiente requiere ser ágil.

  • Apóyate en herramientas para simplificar la gestión del negocio.

La tecnología siempre será tu mejor aliado para mantener el control en los procesos de ejecución. Las personas tenemos que apoyarnos en las herramientas para ser más productivos. Invierte en automatizar todos los procesos que no generen valor y que manejen información vital para controlar los procesos y la rentabilidad del negocio.

Los sistemas integrados de gestión (ERP) o las herramientas de Business Intelligence son dos buenos compañeros de camino para mejorar el control de tu negocio y conseguir ser más eficiente con menos esfuerzo.

  • Conclusión.

Para controlar la gestión de tu empresa, la mejor inversión que puedes hacer es la de implantar un buen sistema de control de gestión. La formación de tu equipo humano o el apoyo externo de expertos también son importantes para avanzar pensando en el futuro. La información, las herramientas y las personas harán que tu estrategia sea un éxito.

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