Cómo controlar stock en una empresa para optimizar gastos.

El primer paso para ganar dinero gestionando una empresa que gestione inventarios pasa sin duda por implantar un buen sistema de control de stock. Parece una evidencia pero entre pequeñas y medianas empresas este proceso ha quedado olvidado en demasiadas ocasiones por parecer algo tedioso, que consume mucho tiempo y no aporta el valor esperado.

Aunque parezca una incoherencia, así ocurre en la realidad. Pero no hay por qué preocuparse, en este artículo vamos a explicar los pasos elementales que debes dar para implantar un sistema de control de stocks sin perder la vida en ello.

  1. Paso 1. Planificar el inventario.

Hay varias preguntas que debes hacerte para hacer una buena planificación de tus compras. Inevitablemente, tienes que empezar por hacer un inventario para conocer cuanto producto hay en tu almacén. Una de las grandes causas de problemas financieros en las empresas que gestionan stocks es el exceso de inventario. Acumular mercancía en el almacén equivale a vaciar tus cuentas, en el mejor de los casos será algo temporal.

Una vez completas el inventario, necesitas entender como se distribuye la venta de tus productos. Habrá top sellers y luego una larga lista de productos de interés que necesitan un análisis de rotación para saber cómo debes planificar tus compras. Para cada producto tienes que calcular un stock mínimo y un stock máximo. Este ejercicio te ayudará a ver de cerca en qué productos estás sobre estocado en la actualidad y cuales necesitan reabastecimiento urgente.,

Este será tu punto de partida en el proceso de implantar un sistema de control de stock que te ayude a mejorar la rentabilidad de tu empresa.

  • Paso 2. Utilizar un sistema de control de stocks (herramienta).

En el primer paso has conseguido el objetivo de conocer tu situación actual para poder planificar con criterio cual debe ser tu política de compras.

En este paso es donde se generan la mayoría de las resistencias en las pequeñas empresas ya que requiere de alguna herramienta que te ayude a simplificar el proceso y a hacerlo más eficiente de cara al futuro.

Los programas de gestión de almacén te ayudan a conseguir este objetivo creando reglas de abastecimiento. Estas reglas utilizan la información que has introducido en el sistema para avisar cuando los niveles de stock se acercan al stock mínimo y es necesario plantear nuevas compras.

Esta tarea que parece simple, se complica bastante cuando en tu negocio manejas cientos o miles de referencias. Es justamente en este momento en el que las herramientas y, sobre todo, la tecnología puede multiplicar tu capacidad como gestor para conseguir que controles todos los productos por igual con un mínimo esfuerzo.

  • Paso 3. Prueba el sistema en tu actividad diaria.

Una vez configurado tu sistema de control de stock te enfrentarás al siguiente reto más exigente que requiere mantener bajo control tu gestión de stock: mantener los datos actualizados. En la práctica esto significa revisar el contenido de todas las facturas de compras que recibes y volcar los datos al programa de gestión para mantener actualizada la información que afecta al almacén.

Nuevamente, en este paso encontrarás grandes resistencias por tratarse de un proceso repetitivo y de poco estímulo para la persona encargada. No por este motivo el proceso deja de ser importante, es más, este proceso es la punta de lanza en tu batalla por el control del stock.

En el lado más positivo de esta fase empezarás a observar cómo se construyen unas estadísticas de venta que incluyen la rentabilidad de tus distintas categorías de productos. La perspectiva cambiará completamente cuando el dato de ventas tenga asociado el criterio de rentabilidad. En este momento estarás accediendo a un nuevo nivel en la gestión de tu negocio, haciendo que la tecnología haga su parte potenciando tu capacidad de ofrecer un servicio de calidad reduciendo el riesgo de perder dinero en cada operación.

Una gestión rápida y eficiente en la gestión del stock te va a permitir tomar buenas decisiones de compra basadas en los parámetros que más te convienen en cada momento.

Conclusión.

Centrando la atención en la gestión de stock vas a conseguir liberar recursos para poder realizar inversiones estratégicas, mejorar tus saldos medios en cuenta o mejorar la rentabilidad general de tu negocio apoyándote en la realidad que descubrirás cada día.

Aunque suponga un esfuerzo mantener los datos del inventario actualizados, ten presente que es la inversión de tiempo más inteligente que puedes hacer para rentabilizar el capital invertido en mercancía.

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